マンションの財産管理において、よりリスクが低い方法で管理すべきです。
管理組合の預金については、以下のようなリスクが考えられます。
◆お金を現金で持つと、盗難、使い込みなどの危険がある。
◆管理会社へ業務委託して、管理会社の口座を経由すると管理会社の倒産も考えられる。
◆管理費等を口座振替する際の集金代行会社を利用すると代行会社の破綻も考えられる。
◆出納業務に関して、不正が行われることを防止する必要がある。
そこで、「マンション管理適正化法」では、以下のように方針を示しています。
管理組合における3つの財産の分別管理の方式
方式１
この方式では、いったん、修繕積立金と管理費等を収納口座へ入金し、そこから管理事務に要する費用を引き落とします。
それから、管理費用に充当する金銭から管理費用を支払った残額と修繕積立金を翌月末日までに保管口座へ資金移動します。
収納口座については、管理会社による管理費用の出納業務の効率性に配慮して、管理会社が通帳と印鑑等を同時に保管してもよいことになっています。
このため、管理組合の預金を保護するため、管理会社に修繕積立金＋管理費用に充当する金銭の合計額の1ケ月分以上を保証する保証契約の締結を義務付けています。
保管口座については、取り崩して支払に充当することは日常的ではなく、もっぱら預金を積み立てるための口座であり、残額も高額となることが多く、管理会社は印鑑やキャッシュ・カードを管理してはならないと規定されています。
方式２
この方式は、方式１とは異なり、修繕積立金は収納口座を経由せず、直接保管口座へ入金します。
そのほかの流れは、方式１と同じ流れです。
修繕積立金が収納口座に入らないため、保証額が管理費用に充当する金銭の1ケ月分以上となります。
方式３
この方式は、収納口座と保管口座を同じ口座とします。
このため、管理会社は通帳・印鑑等を同時に保管できません。
これにより、管理組合の資金が喪失を防ぐことになり、保証契約の締結が管理会社に義務付けられていません。
その代り、理事長（会計担当含む）の毎月の事務の負担は重くなります。
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